Eine Seite pro Prozess, drei Spalten pro Schritt – mehr braucht ein kleiner Betrieb nicht. Hier das Schema mit drei ausgefüllten Branchen-Beispielen, der Unterschied VA/AA in zwei Sätzen, und das Muster zum Herunterladen.
Schema herunterladen (Word) Komplettes Beispiel im Musterhandbuch
Verfahrensanweisung (heute: Prozessbeschreibung) = ein Ablauf über mehrere Personen, eine Seite pro Prozess. Arbeitsanweisung = eine einzelne Tätigkeit an einem Arbeitsplatz, so genau, dass eine eingewiesene Person danach arbeiten kann. Kleine Betriebe brauchen 4–6 Prozessbeschreibungen – und Arbeitsanweisungen nur dort, wo Fehler teuer sind.
| Beispiel 1 · Auftragsbearbeitung (Dienstleister / Handwerk) | Verantwortlich | Software / Formulare |
|---|---|---|
| Entgegennahme der Kundenanfrage | Vertrieb | E-Mail, CRM, Telefonnotiz |
| Technische Prüfung und Kalkulation | Projektleiter | Kalkulationssoftware, Excel |
| Erstellung und Versand des Angebots | Vertrieb | ERP, Word-Vorlage |
| Auftragsbestätigung | Büro | E-Mail, Auftragsformular |
| Montage / Durchführung | Techniker/Team | Arbeitsplan, Checklisten |
| Beispiel 2 · Produktion / Fertigung | Verantwortlich | Software / Formulare |
|---|---|---|
| Bestellung empfangen / Planung | Verkauf | Bestellschein, CRM, ERP |
| Verfügbarkeitsprüfung / Einkauf | Einkauf | ERP, Lieferantenliste |
| Lagerung / Materialvorbereitung | Lager | Lagerverwaltung, Picklisten |
| Produktion / Fertigung | Produktionsleiter | Arbeitsplan, Prüfprotokoll |
| Qualitätskontrolle / Versand | QM | Prüfbericht, Lieferschein |
| Beispiel 3 · Einkauf / Beschaffung (alle Branchen) | Verantwortlich | Software / Formulare |
|---|---|---|
| Bedarfsermittlung | Projekt-/Abteilungsleitung | Bedarfsliste, Anfrage |
| Lieferantenanfrage | Einkauf | Lieferantenliste, Vorlage |
| Bestellung / Auftragserteilung | Einkauf | Bestellschein, E-Mail |
| Wareneingangsprüfung | Lager / QM | Lieferschein, Prüfprotokoll |
So sieht das als fertiges Kapitel aus: Prozess W1 Auftragsabwicklung im Musterhandbuch der Muster Zerspanungstechnik GmbH – mit Auslöser, Formularverweisen und Kennzahl.
Die Verfahrensanweisung beschreibt einen Ablauf über mehrere Personen (eine Seite pro Prozess), die Arbeitsanweisung eine einzelne Tätigkeit an einem Arbeitsplatz – so genau, dass eine eingewiesene Person danach arbeiten kann. Faustregel: Prozessbeschreibungen immer, Arbeitsanweisungen nur, wo Fehler teuer sind.
Nein, seit der ISO 9001:2015 nicht mehr. Die Norm verlangt beherrschte Prozesse, keine bestimmte Dokumentform. Praktisch dokumentieren Sie Ihre 4–6 Kernprozesse trotzdem – je eine Seite.
4–6: Angebot/Auftrag, Leistungserbringung, Einkauf, Personal/Schulung, Reklamation – plus branchentypische wie Wartung oder Prüfmittel. 15 Prozesse bei 10 Mitarbeitern sind ein Warnsignal.
Im Musterhandbuch (Kapitel W1 und U1–U7, je eine Seite) und in der Unterlagen-Checkliste als ausfüllbares Word-Schema.
Eine Stunde Gespräch – daraus entstehen alle Prozessbeschreibungen mit Ihren echten Abläufen, geprüft von Holger Grosser. Ab 2.500 € inklusive Zertifikat.
ISO 9001 in 10 Tagen